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Como les comentaba en el post anterior, en el equipo de transformación ágil y con el apoyo de las sesiones de coaching de Luis Mulato, tuvimos la oportunidad de conocer algunos modelos de management que están muy orientados a entornos ágiles; uno de esos modelos es el que plantea Jason Little en su libro Lean Change Management, este modelo plantea una forma de gestionar el cambio organizacional, haciendo uso de prácticas de Lean Startup y la creación de movimientos virales en las empresas.

Al leer este libro, Augusto y yo coincidimos que la propuesta que hace Little para abordar un problema a partir de experimentos es muy interesante, sin embargo nos preguntamos ¿Cómo hacemos para implementar en Sincosoft algunas prácticas de ese modelo?, luego de charlar brevemente consideramos que ese era un problema, y como estábamos frente a un problema identificado, pues buscamos soluciones al mismo a partir de experimentos…

Sin embargo, estábamos muy equivocados.

Implementar prácticas del modelo Lean Change Management no era un problema, era la ausencia de una alternativa, y esas son dos cosas muy diferentes; este es un error muy común, ya que cuando pensamos en un problema, casi de manera automática e instintiva estamos pensando en las posibles alternativas de solución y consideramos que la ausencia de una de esas alternativas es en sí el problema.

Al caer en cuenta de nuestro error, empezamos a cuestionarnos para entender cuál era realmente nuestro problema, para hacerlo nos apoyamos en el uso de los cinco porqué/para qué, y al final concluimos que nuestro problema real era:

«Los métodos o modelos que estamos usando en el camino de transformación organizacional no son conocidos por el personal involucrado».

Es decir, queremos transformar culturalmente Sincosoft, para eso necesitamos implementar modelos de management que nos ayuden a recorrer ese camino, sin embargo dichos modelos solo los conocemos unas pocas personas en la compañía, y los involucrados no tienen idea de lo que les estamos hablando.

Una vez identificamos el problema, procedimos a definir cuáles serían nuestras alternativas para solucionarlo, priorizándolas por costo e impacto, luego identificamos los riesgos de implementar las alternativas y las métricas para validar nuestro avance, esta información la plasmamos en el lienzo de experimentos.


Nuestro primer lienzo de experimentos.

Entre las alternativas que identificamos para mitigar el problema, definimos dar una charla sobre management 3.0, el cual es un modelo creado por Jurgen Appelo en sus libros: Management 3.0 y #Workout; la verdad al principio yo fui el más temeroso con esa idea, ya que no me sentía preparado para ejecutarla, una cosa es leer un libro y tener una charla de pasillo con alguien sobre ese tema, o mientras almorzamos defender los principios que define Jurgen en su libro; pero otra cosa muy diferente es preparar una charla sobre ese tema para un grupo de interesados, sin embargo decidimos hacerla y definimos que la charla se realizaría el 4 de febrero de 2016, es decir menos de tres semanas para tener todo listo.

Al principio teníamos muchas ideas sobre cómo hacer la charla, qué temas tratar, duración de la misma, etc. Al final decidimos que nuestro mínimo producto viable sería una charla de aproximadamente una hora, en la que hablaríamos solamente de los principios que propone el management 3.0; a partir de ese momento ya con un objetivo más acotado empecé a preparar todo el material para la charla, y mientras realizaba el resumen de los temas a tratar, Augusto me propuso que hiciéramos la charla con facilitación gráfica, apoyándonos en un post de Happy Melly que él ya había leído, fue así como terminamos definiendo el formato de la charla con apoyo de algunos elementos de facilitación gráfica.


Prototipo del Martie que usaríamos en la charla


Prototipo de la lámina que usaríamos para explicar los principios del management 3.0

A medida que se acercaba el día la ansiedad aumentaba; ya había hecho una presentación previa a Augusto, y con el feedback que él me dio, agregamos algunos temas que consideramos valiosos y eliminamos algunos que no nos agregaban valor; ya teníamos casi todo listo para la charla, solo nos quedaba la invitación que nos ayudaría a realizar el área de Comunicaciones.


Invitación al evento que nos ayudó a construir Lina Rivera y Elena Jaramillo.

La primera sorpresa llegó cuando nos enviaron la lista de los inscritos para la charla, ¡más de 50 personas!, eso era más de los que esperábamos, sin embargo en este tipo de convocatorias la asistencia es del 60% al 50% de los interesados, con esos datos preparamos los ajustes finales de la charla: manejo de expectativas de los asistentes, distribución del espacio de la terraza y refrigerios.

El día llegó, y habíamos hecho nuestro mejor esfuerzo para garantizar que todo saliera de la mejor forma posible; el interés de las personas fue tal, que algunas llegaron antes de la hora programada, y nos ayudaron a terminar de organizar el espacio; en total asistieron más de 30 personas que nos acompañaron hasta el final del evento, a pesar de algunos imprevistos como la lluvia, el retraso y el ruido, que incluso nos llevaron a pensar en cancelar la charla, pero lo más importante fue la disposición y la colaboración de los asistentes en el desarrollo del tema.


Sé que me veo gordo en la foto, pero es culpa de la cámara J.

Para cerrar la charla hicimos un ejercicio de radar del management 3.0, para conocer la perspectiva de cada uno de los asistentes, sobre la madurez de la compañía frente a cada uno de los principios propuestos por el modelo, esta información es muy útil para revisar en qué puntos debemos esforzarnos como empresa.


Radar del management 3.0 con la valoración de los asistentes.

El balance al final de la jornada fue muy positivo, el feedback que nos dieron los asistentes en general fue muy bueno, y las acciones de mejora para las próximas charlas son muy concretas, y enfocados a los factores que dificultaron el desarrollo del evento.


Lamina con el feedback de los asistentes a la charla.

Con este evento alcanzamos el primer hito que nos propusimos en el experimento, y gracias a la valoración que nos dieron en el radar del management 3.0, tenemos nuevos retos que vamos a ingresar como alternativas en el lienzo de experimentos; también somos conscientes que esta charla se debe realizar nuevamente, para que más personas de la compañía entiendan, conozcan y se unan al movimiento que estamos generando en Sincosoft.

Sabemos que este es un primer escalón, que aún tenemos mucho camino por recorrer y trabajo por realizar, pero también sabemos que cada vez somos más y que juntos vamos a lograr que Sincosoft sea la empresa que hemos soñado.


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