Desde hace algunos meses estoy apoyando a un equipo de trabajo en la compañía, con el propósito que pasen de hacer Scrum cosmético a tener un comportamiento más ágil. Mi labor como coach ágil del equipo es evidenciar las grietas que tienen en sus comportamientos como equipo, que entiendan de qué se trata trabajar de manera ágil y formar a las personas que van a ser los Scrum master del equipo.

Al principio la labor no reflejaba mayor dificultad, sin embargo gracias a estos meses pude aprender algo muy valioso: “hacer retrospectivas que dejen impacto en las personas, requiere bastante esfuerzo”. En las primeras iteraciones las retrospectivas que hacíamos eran muy simples, como por ejemplo. Lo bueno, lo malo y cómo lo mejoraremos, Speed boat o starfish; sin embargo a medida que hacíamos más retrospectivas, más aburridos notábamos a los miembros del equipo, incluso algunos empezaron a hacer caras largas a mitad de la ceremonia y otros no hacían más que mirar el reloj contando los minutos para que se acabara. Teníamos que aceptarlo, nuestras retrospectivas se estaban convirtiendo en un desastre. 😦

¿Y ahora, qué íbamos a hacer?

Con los Scrum master empezamos con una misión muy clara, “¡vamos a salvar nuestras retrospectivas!”; para eso empezamos definiendo que era lo que esperábamos de las retrospectivas y el resultado fue:

  • Que todas las personas participen
  • Que tengan picos de emoción o conexión al inicio y al final de la ceremonia
  • Que las personas se sientan en un ambiente seguro
  • Que lleve al equipo por el camino de la mejora continua

Esas debían ser nuestras condiciones mínimas para diseñar las próximas retrospectivas y con estos puntos en mente empezamos a trabajar.

También pensamos, que esta oportunidad de rediseñar nuestras retrospectivas, era perfecta para empezar a implementar en el equipo prácticas de management 3.0, fue así como definimos que todas nuestras retrospectivas se cerrarían con un espacio para la entrega de kudos, con esto esperábamos cumplir con el pico de emoción al final de la ceremonia; si lo sé, empezamos por el final de la ceremonia, pero que vamos a hacer, fue lo primero que se nos ocurrió. 😉 Luego definimos algunos juegos para arrancar, que nos ayudara a lograr conexión y que el equipo se sintiera seguro en la ceremonia, en la primera retrospectiva les propusimos que por parejas dibujaran una historia con lo que más le gustó de la iteración, la dinámica era así: cada uno le contaba a su pareja lo que más le gustó de la ultima iteración y la pareja lo plasmaba como un dibujo que representara la historia que le narraba su compañero.


El equipo dibujando las historias de sus compañeros.

Luego buscamos que los impedimentos de la iteración, se identificaran de una manera más divertida, así que les propusimos la siguiente dinámica basada en el famoso juego pictionary; se iban a armar dos equipos, cada equipo iba a seleccionar y escribir en un postit los dos impedimentos que más les afectaron en su trabajo, y los iba a escribir con máximo dos palabras, luego un miembro del equipo contrario tomaba un postit, y sin hablar debía dibujar el impedimento para que su equipo lo adivinara, después pasaba un miembro del otro equipo y se repetía el proceso.


El equipo pensando en los impedimentos de la iteración.

Luego de relacionar los impedimentos, les propusimos que pensaran en alternativas o accionables, que ayuden a mitigar o atacar estos impedimentos, y que estas alternativas las plasmaran en memes, haciendo uso de su creatividad y de la web http://www.memegenerator.es/crear. Esta idea nos la compartió Rox y el resultado fue asombroso, las personas se divirtieron y reían a carcajadas mientras hacían y compartían sus memes relacionados con los accionables.


Resultados de las historias dibujadas y los accionables en memes

Bajo este esquema seguimos pensando en las próximas retrospectivas, en algunas se ha jugado al ahorcado con los impedimentos, en otras se han hecho ejercicio de perspectivas para priorizar problemas e identificar problemas (imagínate que eres el nuevo gerente de la compañía, qué sería el primer problema que abordarías?), en otros iniciamos con mapas personales para que el equipo se conozca más, y muchas otras actividades que intentamos se conviertan en juegos para que los miembros del equipo se conecten con la ceremonia.


Ejercicio de mapas personales.

¿Cuáles fueron los resultados?

Puedo comentarles que en primer lugar las retrospectivas dejaron de ser aburridas, las caras largas pasaron a convertirse en risas, y aplausos, y algo que nos sorprendió mucho más, los accionables empezaron a ser más concretos y a cumplirse más iteración tras iteraciónJ. Parece que con retrospectivas divertidas la gente se compromete más con las propuestas que se hacen y no se les olvidan los accionables al iniciar la siguiente iteración.

No puedo cerrar el post sin agradecer y reconocer a las personas con las que trabajamos en el diseño de estas dinámicas de retrospectivas: Lizeth Pedraza, Brayan Toro Y Augusto Romero. Gracias a ellos pudimos lograr la misión que nos propusimos: “¡vamos a salvar nuestras retrospectivas!

Recomendaciones finales.

Uno de mis objetivos como coach ágil es dejar en los equipos plantada la semilla para que experimenten, y considero que la retrospectiva es el espacio ideal para plantear y validar nuestros experimentos; esto que hicimos partió como una hipótesis que debíamos comprobar, y en el camino aprendimos muchas cosas que me gustaría compartir contigo y que posiblemente te pueda ayudar:

  • No se debe perder el foco de la retrospectiva, es decir la mejora continua, no es solo un momento para hacer catarsis o pasarla bien.
  • Deja claro antes de iniciar cada retrospectiva la agenda a seguir y de ser posible con el tiempo estimado por cada actividad.
  • No te centres solamente en identificar las cosas que salieron mal para mejorarlas, reconocer las cosas buenas ayuda a energizar a las personas.
  • Ayuda al equipo para que los accionables sean lo más concretos posibles, que no sean del tipo “vamos a cumplir más historias“, este tipo de accionables son difusos y posiblemente nunca se cumplan; busca que los accionables sean compromisos claros del tipo “Nuestras historias durarán máximo tres días” o “Nuestro kanban sólo tendrá seis historias, si terminamos una tenemos derecho a ingresar otra“.
  • Deja visibles los resultados de la retrospectivas: dibujos, memes, kudos, etc. Esto te ayuda a hackear el entorno, y las personas recordaran con una sonrisa el momento específico.

Estas son algunas de las cosas que aprendimos, no hay que olvidar que el objetivo del experimento no es lograr un resultado (comprobar una hipótesis), es lograr un aprendizaje del mismo y de paso empezar a cultivar una mentalidad de #Failfast  🙂.