Breve resumen de M3.0

Hace algunos años escribí sobre Management 3.0 y cómo puede ayudarte en tu camino de adopción de la agilidad, en ese post hablaba de la importancia del modelo y sus ventajas, sin embargo sentí que estaba en deuda, ya que no hablé de cómo implementarlo y los aprendizajes que he tenido en la adopción del mismo, y esta es la razón de este post, cerrar esa asignatura pendiente que tenía, e intentar responder a la pregunta que me han hecho muchas personas en organizaciones donde he ayudado a adoptar el modelo: “Si, el modelo suena muy lógico a nivel teórico, pero ¿Cómo lo llevo a la realidad de esta organización?

Diferencias entre el modelo y las prácticas

De nuevo retomando desde el modelo que se compone de 6 ejes:

Martie, la mascota que representa el modelo de Management 3.0

Donde cada eje tiene un sustento teórico muy fuerte para justificar su importancia, sin embargo lo que no queda tan claro es cómo llevarlo a la realidad de cada organización, es ahí donde cobran vital importancia las prácticas, ya que son las herramientas que pueden ayudarte a potenciar la adopción del modelo en tu organización, y que considero deben entenderse como eso: herramientas, y eso implica que deben usarse según la necesidad y el contexto; adicional he tenido la oportunidad de conversar con algunas personas que cuando hablan de Management 3.0 lo asocian directamente a las prácticas: Kudo cards, Delegation póker, Exploration days, Feedback wrap, Moving motivators, etc, sin tener claridad a qué necesidad responden.

Hablemos de las prácticas

Listo, ahora sí entremos en materia; la relación de las prácticas de Management 3.0 puedes encontrarlas en sus libros #Workout y Managing for happiness, para no extender este post, voy a explicar sólo algunas de ellas y dejaré para un post posterior (que espero pueda publicar este mismo año J) hablar de otras prácticas y qué he aprendido al implementarlas; las practicas que voy a explicar en este post son: Kudo cards y Delegation board.

Kudo cards

Uno de los problemas con las recompensas basadas en los resultados, es que incrementan el riesgo de hacer trampa, ya que las personas se enfocan en la recompensa, en lugar de hacer un buen trabajo. Esta es una de las paradojas de los motivadores extrínsecos, y que expertos como Dan Ariely han demostrado cómo puede afectar la creatividad en los entornos laborales; bajo esta premisa desde el modelo de Management 3.0 se proponen 6 reglas que te ayudarán a que las recompensas estén a tu favor y no en tu contra:

  1. No prometas por adelantado: Premia en momentos inesperados, con eso no cambias el foco de las personas.
  • Que las recompensas sean pequeñas: Con recompensas pequeñas el riesgo de perjudicar el rendimiento es mínimo.
  • Recompensa de forma continua: Cada día es una oportunidad para celebrar algo.
  • Recompensa de forma pública: Todo el mundo debe saber qué se está recompensando y porqué.
  • Recompensa el comportamiento, no el resultado: Cuando te enfocas en buenos comportamientos, las personas aprenderán cómo comportarse.
  • Recompensa a compañeros, no a subordinados: Crea un entorno donde las personas reconozcan a otras, ellas frecuentemente saben mejor cuales colegas merecen un elogio.

Una alternativa para recompensar en tu equipo y que está alineado con estas 6 reglas son las Kudo cards.

Ejemplo de una Kudo card.

Una Kudo card es una tarjeta donde una persona le hace un reconocimiento a otra, es una forma de romper las limitaciones jerárquicas y alentar a todos a ofrecer comentarios positivos de forma instantánea.

¿Qué he aprendido usando las Kudo cards?

Sin duda alguna las Kudo cards son una herramienta muy poderosa, yo los identifico como un amplificador de comportamientos, y eso implica amplificar buenos y malos comportamientos, y para evitar esto debemos conversar con el equipo sobre cuales son el tipo de comportamientos que queremos promover, para explicar un poco más esta situación te voy a contar una situación que viví con un equipo, en una retrospectiva un miembro del equipo le entregó a otro una kudo card con el siguiente mensaje: “Juan, muchas gracias por demostrar tu compromiso con el equipo y el proyecto”, cuando se le entregó esta kudo a Juan, la persona contaba que valoraba que Juan se quedara trabajando hasta tarde (aproximadamente hasta las 11:00 pm) la última semana del sprint realizando actividades que podían ejecutar otros miembros del equipo en horario normal; el problema con esta situación es que ese comportamiento no es sostenible, y adicional los otros miembros del equipo se llevaban el mensaje que si querían ser reconocidos, debían hacer los mismo.

Otra situación que aprendí frente a las Kudo cards, es que no podemos ir como locos entregándolas sin un motivo y un contexto, en una ocasión acompañé un equipo al que le entregaron al final de la daily una kudo gigante por lograr un entregable crítico para el cliente en el sprint acordado, hasta ahí no hay problema, la situación es que el equipo no tenía ni idea de que se trataban las kudos y que es lo que se buscaba entregándola; el resultado es que esa bella y hermosa kudo gigante duro pegada en la pared una semana, mientras la cinta la mantenía pegada, y luego cuando se cayó terminó en la basura, y el uso de la práctica no prosperó.

Las siguientes son recomendaciones que te puedo dar para el uso de las Kudo cards:

  • Antes de empezar a usar las Kudo card, reúnete con el equipo y explícale que es lo que busca esta práctica.
  • Si la vas a usar en las retrospectivas, deja un espacio al inicio de la retrospectiva para explicarla, no más de 5 minutos, y dejas las kudos y marcadores disponibles para que en el transcurso del evento las personas la puedan tomar y escribirlas con libertad.
  • Deja un espacio de reconocimiento al final de la retrospectiva para que se haga entrega de las kudos, y que cada persona se la entregue en público al que desea reconocer.
  • Por lo general al principio es difícil romper la inercia de la entrega de kudos, ten paciencia y da el primer paso, entrega kudos a algunos miembros del equipo y demuestra que es fácil y energiza a las personas.
  • Promueve el uso de una kudo wall, que no es más que un espacio público donde las personas pueden poner las kudos que le han entregado y que se pueden exhibir como trofeos personales.

Ejemplo de una kudo wall.

Si te interesa puedes descargar la plantilla de las Kudo card en español o en inglés.

Delegation board

Una alternativa para distribuir el control en una organización, es distribuir la autoridad y la toma de decisiones, también es importante entender que delegación no es un tema binario, no podemos clasificar a una persona como responsable o irresponsable, ya que existe una gama de matices que debemos tener en cuenta, y entender que el nivel óptimo de autoridad depende de la competencia de las personas y el impacto de la decisión.

Es importante entender la delegación como una inversión, y un Delegation board permite a la organización aclarar la delegación y fomentar el empoderamiento tanto para la gerencia como para los trabajadores, para lograr esto se proponen 7 niveles de delegación:

  1. Decir: Como líder se lo diré al equipo, la decisión la tomo solamente yo.
  • Vender: Como líder intentaré vendérselo al equipo, yo tomo la decisión, pero intentaré convencer al equipo que es la decisión correcta.
  • Consultar: Como líder lo consultaré primero con el equipo, para tener información a considerar y luego tomaré la decisión.
  • Acordar: Como líder conversaré con las personas involucradas y como grupo logramos un acuerdo para tomar la decisión.
  • Aconsejar: Como líder aconsejaré al equipo, pero ellos toman la decisión.
  • Preguntar: El equipo toma la decisión y como líder luego les preguntaré para que me convenzan que es la decisión correcta.
  • Delegar: Como líder dejo que el equipo decida, ya que ellos son los expertos y profesionales que más saben del tema.

Los 7 niveles de delegación y el delegation poker.

Un factor importante de estos niveles de delegación es que permite clarificar los límites que tiene el equipo y habilitarlos para auto organizarse de manera segura; como líder la idea es que delegues tanto como te sea posible, y que lo hagas paso a paso, para esto puedes usar el Delegation board, donde se pone en columnas los 7 niveles de delegación y en filas las decisiones importantes, luego por cada decisión indicas el nivel de delegación que tendrá, de esta manera promoverás la confianza entre los miembros del equipo que se sentirán involucrados en la toma de decisiones y como líder confiarás que los equipos tomarán la mejor decisión y la auto organización no se te volverá un caos.

La idea es usar el Delegation board para tomar decisiones importantes, como por ejemplo: flexibilidad de horario, vinculación de miembros del equipo, asistencia a cursos o capacitaciones, selección de herramientas de trabajo, etc.

Ejemplo de un Delegation board

¿Qué he aprendido usando el Delegation board?

Los niveles de delegación y el Delegation board son herramientas poderosas para promover la auto organización del equipo, te permite empoderarlos y alinear las restricciones que no son claras, evitando un comportamiento del tipo “prefiero pedir perdón, que pedir permiso“.

Un factor importante del uso de esta práctica, es que pone sobre la mesa esos temas que a veces como miembros de equipo asumimos pero no tenemos claros, además que permite conversar sobre el tema con total tranquilidad. A continuación te comentaré algunas consideraciones importantes que he aprendido al implementar esta práctica:

  • Al igual que con todas las prácticas, debes hablar antes con el equipo, explicarles el contexto y el propósito de la misma.
  • Debes identificar quién es el líder que ayudará a indicar el nivel de delegación que se tendrá por cada decisión importante.
  • Conversar con el líder previamente sobre las ventajas de la delegación y la auto organización en los equipos de trabajo, explicarle los 7 niveles de delegación e invitarlo a la reunión de construcción del Delegation board junto con el equipo.
  • Al principio el equipo no tendrá claro que decisiones importantes desea poner sobre el tablero, puede ser por temor o por otro motivo, en ese caso te recomiendo que lleves unas propuestas de decisiones (días de vacaciones, flexibilidad de horario, vinculación de miembros del equipo, asistencia a cursos o capacitaciones, selección de herramientas de trabajo, etc.) y que sea el equipo los que decidan sobre cuales desean conversar para ponerlos como filas en el Delegation board.
  • Hacer el Delegation board físico, y dejarlo visible a todos los miembros del equipo, esto invita a tener conversaciones con personas que vean el tablero y no lo conozcan, y a los miembros del equipo a recordar los límites que tienen en la toma de decisiones.
  • Invitar al equipo y al líder a revisar el tablero periódicamente (cada 3 a 6 meses), puede ser en una retrospectiva, para validar si los niveles de delegación siguen siendo los mismos (podrían subir o bajar) y revisar si hay nuevas decisiones importantes por agregar.

Si te interesa puedes descargar la plantilla del delegation poker en español o en inglés.

Próximos pasos:

Sin duda quedan muchos temas pendientes, sin embargo como ya había explicado antes, la idea es no alargar mucho este post, algunos de los temas que conversaremos en otro post serán: explicación de más prácticas de Management 3.0 como los Moving motivators o el Feedback wrap, y una estrategia para no arrancar la implementación de las prácticas sin entender la necesidad o el contexto del equipo.

Agradezco su feedback y nos vemos pronto.

Referencias

  • Appelo, Jurgen. Management 3.0 Leading Agile Developers, Developing Agile Leaders. Addison-Wesley.
  • Appelo, Jurgen. #Workout. Games tools & practices to engage people, improve work, and delight clients. Addison-Wesley.
  • Appelo, Jurgen, Managing for happiness
  • Pink, Daniel. Drive.
  • Ariely, Dan. Predictably Irrational

Todo el material de descarga lo puedes encontrar en la web de Management 3.0